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企業が物件を保有、または借り受けて社員に貸し出す「社宅制度」は、節税や社員の労働意欲向上などの面で効果的な制度です。
特に都市部の企業の場合、社員の住居に関する費用の負担は決して軽いものではありません。都心はワンルームや1Kの物件であってもそれなりに家賃が高めです。家賃負担が少ない部屋に住もうと思ったなら、アクセス面や防犯面などを妥協しなければなりません。
社宅制度が導入されている企業ならば、社員は相場より安い家賃負担で物件を借りることができます。また、社宅制度で借りられる物件は、アクセス面や防犯面など、仕事をしやすい条件が整っている場合が多いです。家賃との兼ね合いで最低限の条件すら満たしていない物件を仕方なく借りる、ということもあまりありません。
企業側としても、導入することで税制上の優遇を受けることができ、節税が叶います。このようにメリットが豊富な社宅制度ですが、一方で管理を任される社員にとっては、大変負担のかかる業務になります。社宅管理業務に時間をとられ、ほかの業務が進行しないという例もあります。
社宅管理業務が負担になる理由としては、業務内容が多岐に渡り、専門的知識が求められることが挙げられます。主な社宅管理業務には、一般的に以下のようなものがあります。
【入居条件の設定・見直し】
入居対象基準や入居期間、禁止事項など、入居における条件を定めます。社員本人のほか、同居人には配偶者、子ども、父母、祖父母、兄弟姉妹といった親族が認められるケースが多いです。入居条件がしっかりと定められていなければ、後にトラブルが生じた際、対処が困難になります。また入居条件は設定したら終わりではなく、必要に応じて見直しをする必要があります。
【入居希望者の受付・審査】
入居希望者が、設定した入居条件を満たしているかを審査します。借り上げ社宅の場合、入居希望者に対する承認と、その後の賃貸契約手続きが必要になります。また、入居日や入居事由、入居形態など、入居者の入居に関する詳細情報登録・管理も業務の一環です。入居者の契約更新手続きも行います。契約内容変更の有無を入居者に確認し、退去する入居者に対しては解約の手続きを行います。
【物件の契約・更新交渉】
社宅とする物件を探して選定します。物件を選んだら、会社保有の社有社宅にするか、オーナーから借り受ける借り上げ社宅にするかを決めます。物件契約時は、通常火災保険などに加入します。その際に生じる大家や管理会社との契約書の確認・交渉や手続きも行います。
【日常の保守点検・安全衛生管理】
建物や設備の日常的なメンテナンスを行います。点検や修理が必要な場合は業者を手配します。特に社有社宅の場合、会社の資産であるため、物件の安全性が維持されていなかったり、資産価値が下がってしまったりすると、経営への悪影響を及ぼします。
【支払い関連】
毎月の家賃支払い額や、家賃支払い額に対する入居者の負担額に誤りがないかを確認します。支払処理や給与控除処理は、経理担当者に依頼するケースが多いです。また、年度の終わりには社宅に関連する支払い調書を作成し、税務署に提出しなければなりません。
以上は、社宅管理に付随する業務の一部です。業務量もさることながら、大家や管理会社、工事業者など、複数の業者・担当者とコンタクトをとらなければならないことも、担当者の負担になる一因です。しかし、社宅管理業務は、社宅制度を導入している以上必要不可欠な業務です。
社宅管理に付随する業務は、NTTビジネスアソシエのteNta Ace（テンタエース）という転貸方式の社宅管理代行サービスを利用することで、大部分を外部委託できます。担当者の社宅管理業務が削減されることによってほかの業務に専念する時間が増え、担当者の負担を大幅に軽減するだけではなく、業務効率が上がるというメリットがあります。具体的にどの程度の業務を委託できるのかなど詳細はteNta Aceの公式サイトをご確認ください。
teNta Ace公式サイト→社宅管理代行サービスの導入事例やよくある質問
社宅の管理は、企業が行う庶務的な業務の中でも、自社で行う必然性が比較的うすく、外部委託が適している業務分野です。社内の業務効率と社員の満足度の向上のためにも、一度導入を検討してみることをおすすめします。